業務改善

Excelの自動化と専用アプリ、どちらが向いている？

作業の流れ・使う人・判断の必要性から、無理のない改善方法を選ぶための考え方です。

使う人と作業の流れから選ぶ。

Excelの自動化と専用アプリは、どちらが常に優れているという関係ではありません。いまのファイルを活かせるか、誰が使うか、入力から出力まで何段階あるかを整理して選びます。

まずは「一つの作業で、何を読み込み、何を作り、誰が確認するか」を書き出してみてください。

あくまで検討の目安です。使用環境、同時利用、扱う情報、保守方法によって適した構成は変わります。

当方が納品した放課後等デイサービス向けの業務アプリでは、既存の請求ソフトのCSVを活用し、実績記録票・請求書・領収書などをまとめて作成します。元のデータを活かしながら、手作業の転記を減らす構成です。

決まった計算や書式への転記と、文章のたたき台や情報の整理では、検討する方法が変わります。AIを使う場合は、出力を人が確認する手順も含めて、作業全体の手間を考えます。

「AIを使うこと」だけを目的にせず、減らしたい負担から考えるのが、Colibri Designの提案方針です。

作業の頻度、1回にかかる時間、読み込むデータ、完成する書類や集計結果を整理します。実データを渡す前に、項目名やダミーデータで仕組みを説明できると、相談を進めやすくなります。

内容が決まっていなくても大丈夫です。ご相談内容を確認し、2営業日以内にお返事します。